cuntenutu
Quandu si parla di basa di dati (DB), a prima cosa chì vene in mente, sicuru, hè ogni tipu di buzzwords cum'è SQL, Oracle, 1C, o almenu Access. Di sicuru, questi sò assai putenti (è caru per a maiò parte) prugrammi chì ponu automatizà u travagliu di una cumpagnia grande è cumplessa cù assai dati. U prublema hè chì qualchì volta un tali putere ùn hè micca necessariu. A vostra attività pò esse chjuca è cù prucessi di cummerciale relativamente simplici, ma ancu vulete automatizà. È hè per i picculi imprese chì questu hè spessu una questione di sopravvivenza.
Per cumincià, formulemu u TOR. In a maiò parte di i casi, una basa di dati per a cuntabilità, per esempiu, a vendita classica deve esse capace di:
- mantene in i tavulini infurmazione nantu à merchenzie (prezzu), transazzione cumpleta è i clienti è ligà sti tavulini à l'altri
- avè cunfortu forme di input dati (cù liste a tendina, etc.)
- riempie automaticamente certi dati forme stampate (pagamenti, fatture, etc.)
- emette u necessariu raporti per cuntrullà tuttu u prucessu cummerciale da u puntu di vista di u manager
Microsoft Excel pò trattà tuttu questu cun un pocu sforzu. Pruvemu di implementà questu.
Step 1. Dati iniziali in forma di tavule
Almaceneremu l'infurmazioni nantu à i prudutti, i venditi è i clienti in trè tavule (nantu à a listessa carta o in diverse - ùn importa micca). Hè fundamentale impurtante di trasfurmà in "tavule intelligenti" cù auto-size, per ùn pensà micca in u futuru. Questu hè fattu cù u cumandamentu Formate cum'è una tavola Insignia Home (Casa - Formate cum'è Table). Nantu à a tabulazione chì apparisce dopu regala (Cuncepimentu) dà nomi descrittive à e tabelle in u campu Nome di a tavola per usu dopu:
In totale, duvemu ottene trè "tavule intelligenti":
Per piacè nutate chì e tavule ponu cuntene dati di clarificazione supplementari. Cusì, per esempiu, u nostru Prezzocuntene infurmazioni supplementari nantu à a categuria (gruppu di prudutti, imballaggio, pesu, etc.) di ogni pruduttu, è a tavola Client - cità è regione (indirizzu, TIN, dati bancari, etc.) di ognunu di elli.
Table Ventes serà utilizatu da noi più tardi per entre in e transazzioni cumpletati.
Step 2. Crea una forma di entrata di dati
Di sicuru, pudete inserisce dati di vendita direttamente in a tavola verde Ventes, ma questu ùn hè micca sempre cunvene è implica l'apparizione di errori è typos per via di u "fattore umanu". Dunque, saria megliu fà una forma speciale per inserisce dati nantu à un fogliu separatu di qualcosa cum'è questu:
In a cell B3, per uttene a data-ora attuale aghjurnata, utilizate a funzione U TDATA (ORA). Se u tempu ùn hè micca necessariu, allora invece U TDATA funzione pò esse applicata O'zbekcha (OGGI).
In a cell B11, truvate u prezzu di u pruduttu sceltu in a terza colonna di a table intelligente Prezzo usendu a funzione VPR (CERCA V). Se ùn avete micca scontru prima, allora prima leghje è fighjate u video quì.
In a cell B7, avemu bisognu di una lista dropdown cù i prudutti di a lista di prezzi. Per questu pudete aduprà u cumandamentu Data - Validazione di dati (Dati - Validazione), specificate cum'è una limitazione List (Lista) e poi entre in u campu surghjente (Source) ligame à a colonna nomu da a nostra tavola intelligente Prezzo:
In listessu modu, hè creatu una lista drop-down cù i clienti, ma a fonte serà più stretta:
=INDIRECT ("Clienti [Client]")
funzioni INDIRETTA (INDIRETTA) hè necessariu, in questu casu, perchè Excel, sfurtunatamenti, ùn capisce micca i ligami diretti à e tavule intelligenti in u campu Source. Ma u listessu ligame "imballatu" in una funzione INDIRETTA à u stessu tempu, travaglia cù un bang (più nantu à questu era in l'articulu di creà liste drop-down cun cuntenutu).
Step 3. Aghjunghjendu una macro d'entrata di vendita
Dopu à cumpletu u furmulariu, avete bisognu di aghjunghje i dati inseriti in questu à a fine di a tavola Ventes. Utilizendu ligami simplici, formeremu una linea per esse aghjuntu ghjustu sottu à a forma:
Quelli. A cell A20 averà un ligame à = B3, a cell B20 averà un ligame à = B7, è cusì.
Avà aghjustemu una macro elementare di 2 linee chì copia a stringa generata è l'aghjunghje à a tavola di Vendite. Per fà questu, appughjà a cumminazzioni Alt + F11 o buttone franese tecnicu Insignia documentaliste (Sviluppatore). Se sta tabulazione ùn hè micca visibile, allora attivate prima in i paràmetri File - Opzioni - Ribbon Setup (File - Opzioni - Customize Ribbon). In a finestra di l'editore Visual Basic chì si apre, inserisce un novu modulu viotu attraversu u menù Inserisce - Modulu è inserisci u nostru codice macro quì:
Sub Add_Sell () Worksheets ("Input Form").Range ("A20:E20").Copy 'Copy the data line from the form n = Worksheets ("Sales").Range ("A100000").End (xlUp) . Fila 'determinà u numeru di l'ultima fila in a tavula. Sales Worksheets ("Vendite"). Cells (n + 1, 1). PasteSpecial Paste:=xlPasteValues 'incolla in a prossima linea vacante Worksheets ("Formula di input"). Range ("B5, B7, B9"). ClearContents 'sclarisce a fine sottu forma Avà pudemu aghjunghje un buttone à a nostra forma per eseguisce a macro creata usendu a lista dropdown inside Insignia documentaliste (Sviluppatore - Inserisci - Pulsante):
Dopu chì l'avete disegnatu, tenendu premutu u buttone di manca di u mouse, Excel vi dumandarà quale macro duvete assignà - selezziunate a nostra macro Add_Sell. Pudete cambià u testu nantu à un buttone clicchendu u dirittu è selezziunate u cumandamentu Cambia u testu.
Avà, dopu à cumplettà u furmulariu, pudete simpricimenti cliccà nant'à u nostru buttone, è i dati inseriti seranu aghjuntu automaticamente à a tavula. Ventes, è dopu a forma hè sbulicata per entra in un novu affare.
Passu 4 Linking Tables
Prima di custruisce u rapportu, lighemu e nostre tavule inseme in modu chì dopu pudemu calculà rapidamente e vendite per regione, cliente o categuria. In e versioni più vechje di Excel, questu averebbe bisognu di l'usu di parechje funzioni. VPR (CERCA V) per rimpiazzà i prezzi, categurie, clienti, cità, etc. à a tavula Ventes. Questu ci vole tempu è sforzu da noi, è ancu "manghja" assai risorse Excel. Accuminciandu cù Excel 2013, tuttu pò esse implementatu assai più simpliciamente per stabilisce relazioni trà e tavule.
Per fà questu, nantu à a tabulazione Dati (Data) cliccate Relazioni (relazioni). In a finestra chì appare, cliccate nantu à u buttone creà (novu) è selezziunate da u listinu a tendina i tavule è i nomi di colonna da quale si deve esse ligati:
Un puntu impurtante: i tavulini deve esse specificatu in questu ordine, vale à dì tavula ligata (Prezzo) ùn deve micca cuntene in a colonna chjave (nomu) i prudutti duplicati, cum'è succede in a tavula Ventes. In altri palori, u tavulu assuciatu deve esse unu in quale avete a ricerca di dati usendu VPRs'ellu fussi usatu.
Di sicuru, u tavulinu hè cunnessu in una manera simile Ventes cù tavula Client per colonna cumuna Customer:
Dopu avè stallatu i ligami, a finestra per a gestione di i ligami pò esse chjusu; ùn avete micca ripetiri sta prucedura.
Step 5. Custruemu rapporti cù u riassuntu
Avà, per analizà e vendite è seguità a dinamica di u prucessu, creamu, per esempiu, un tipu di rapportu utilizendu una tabella pivot. Pone a cellula attiva à a tavola Ventes è selezziunate a tabulazione nantu à a cinta Inserisce - PivotTable (Inserisci - Pivot Table). In a finestra chì si apre, Excel ci dumandarà nantu à a fonte di dati (vale à dì a tabella Ventes) è un locu per cullà u rapportu (preferibbilmente nantu à una nova foglia):
U puntu vitale hè chì hè necessariu di attivà u checkbox Aghjunghjite sta dati à u mudellu di dati (Aghjunghje dati à u mudellu di dati) à u fondu di a finestra per chì Excel capisce chì vulemu custruisce un rapportu micca solu nantu à a tavula attuale, ma ancu aduprà tutte e rilazioni.
Dopu avè cliccatu OK un pannellu apparirà in a mità destra di a finestra Campi di a tabella pivotinduve cliccà u ligame tutteper vede micca solu l'attuale, ma tutte e "tavule intelligenti" chì sò in u libru in una volta. È dopu, cum'è in a tavola pivot classica, pudete simpricimenti arrastà i campi chì avemu bisognu da qualsiasi tavule rilativi in l'area Filter, Fieri, Stolbtsov or Values - è Excel custruirà istantaneamente qualsiasi rapportu chì avemu bisognu nantu à u fogliu:
Ùn vi scurdate micca chì a tavola pivot deve esse aghjurnata periodicamente (quandu i dati di a fonte cambianu) clicchendu u dirittu è selezziunate u cumandimu. Aghjurnà & Salvà (rinfriscà), perchè ùn pò micca fà automaticamente.
Inoltre, selezziunate ogni cellula in u riassuntu è pressu u buttone Pivot Chart (Diagramma di Pivot) Insignia Analysis (Analisi) or login (Opzioni) pudete visualizà rapidamente i risultati calculati in questu.
Step 6. Riempite i printables
Un altru compitu tipicu di ogni basa di dati hè u riempimentu automaticu di diverse forme stampate è forme (fatture, fatture, atti, etc.). Aghju digià scrittu annantu à unu di i modi per fà questu. Quì implementemu, per esempiu, cumpiendu u furmulariu per numeru di contu:
Si assume chì in a cell C2 l'utilizatore entrerà un numeru (numeru di fila in a tavula Ventes, in fattu), è tandu i dati chì avemu bisognu hè tiratu cù a funzione digià familiar VPR (CERCA V) e caratteristiche INDEX (INDICE).
- Cumu utilizà a funzione VLOOKUP per circà è cercà i valori
- Cumu rimpiazzà VLOOKUP cù funzioni INDEX è MATCH
- Riempimentu automaticu di forme è forme cù dati da a tavula
- Creazione di rapporti cù PivotTables